1. De melding

Bij een melding is het zaak om rustig en neutraal te blijven. Degene die een melding doet heeft daarover nagedacht. Luister goed en zorg dat je een beeld krijgt over hoe ernstig de melding is. Maak aantekeningen. Deze vragen helpen je:

  • Noteer wie, wat, waar, wanneer
  • Is er sprake van meer slachtoffers en/of plegers?
  • Wie zijn op de hoogte?
  • Zorg dat het slachtoffer veilig is
  • Ga zo normaal mogelijk om met het slachtoffer en andere betrokkenen
  • Praat niet met de verdachte over het voorval
  • Zorg dat melder en andere betrokkenen niet over het voorval gaan praten
  • Bied hulp aan als  de melder niet om weet te gaan met het voorval en verwijs hem/haar naar professionele hulp
  • Spreek af hoe je de melder verder op de hoogte houdt
  •  Vraag hem/haar om het verhaal op te schrijven en te ondertekenen
  • Zorg voor een verslag en vul het registratieformulier in

Als je de eerste stappen hebt gedaan, is het verstandig om twee mensen te vinden die de melding verder behandelen. Als het kan twee bestuursleden. Zij pakken de zaak samen verder op. Samen, want dat is veiliger en steviger. Spreek af dat een van de twee  contact met de beschuldigde houdt. De ander kan zich dan richten op het slachtoffer en de andere betrokkenen. Dit tweetal bekijkt de zaak en besluit of er een vervolg komt. Zo ja, dan kies je een zaakcoördinator. Hij of zij coördineert  het hele proces: van melding tot en met evaluatie. Dit zijn de belangrijkste onderwerpen voor de zaakcoördinator: 

  • Het volledige traject coördineren na de melding
  • De melding registeren
  • Een logboek bijhouden en een dossier maken. Bij dit soort zaken gebeurt er heel veel in korte tijd, daarom moet je op elk moment informatie in het logboek op tijdstip terug kunnen vinden.
  • Een plan van aanpak en tijdspad maken
  • Samen met bestuur betrokkenen op de hoogte brengen en houden
  • Het totale traject evalueren nadat de zaak is afgerond
  • Het dossier vernietigen als iemand onschuldig blijkt te zijn
  • Een woordvoerder kiezen die verantwoordelijk is voor de publiciteit